Informationen über die Pflicht zur Abgabe von elektronischen Rechnungen
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Gemäß der Richtlinie 2014/55/EU des europäischen Parlaments und des Rates vom 16.04.2014 über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen und der Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Landes Mecklenburg-Vorpommern (ERechVO M-V) besteht für die Stadt Ludwigslust die Pflicht zur Annahme von elektronischen Rechnungen.
Für Auftragnehmer/innen besteht seit dem 01.04.2023 die Verpflichtung, ausschließlich elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber/innen auszustellen und zu übermitteln.
Rechnungen gelten als elektronisch, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden und dieses Format eine automatische sowie elektronische Verarbeitung ermöglicht. Eine reine Bilddatei oder ein PDF-Dokument sind deshalb ausdrücklich keine elektronischen Rechnungen.
Zur Gewährleistung der Umsetzung des elektronischen Standards wurde die XRechnung im XML-Format entwickelt, die den Anforderungen der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung entspricht.
Die Übermittlung und der Empfang von elektronischen Rechnungen erfolgt über die Zentrale Rechnungseingangsplattform der Bundesdruckerei GmbH (OZG-RE), die in Zusammenarbeit mit dem Zweckverband elektronische Verwaltung in M-V (eGo-MV) betrieben wird.
Was ist für Sie zu tun?
Zunächst müssen Sie sich als Nutzer/in einmalig bei der Zentralen Rechnungseingangsplatt- form der Bundesdruckerei (OZG-RE) unter folgendem Link https://xrechnung-bdr.de/edi/auth/login registrieren. Diese Registrierung ist für Sie kostenlos. Im Anschluss können Sie Ihre Rechnungen per E-Mail einbringen, direkt hochladen oder per Weberfassung über die Internetseite der OZG-RE manuell erstellen und als XRechnung versenden.
Neben den umsatzsteuerrechtlichen Rechnungsbestandteilen muss eine XRechnung mindestens folgende Angaben beinhalten:
1. Leitweg-ID
2. Bankverbindungsdaten
3. Zahlungsbedingungen
4. E-Mail-Adresse des Rechnungsstellenden
5. Lieferantennummer und Bestellnummer, soweit vorhanden
Die Leitweg-ID ist eine eindeutige Kennungsnummer der öffentlichen Auftraggeber/innen und ermöglicht die genaue Adressierung sowie die automatische Weiterleitung einer XRechnung.
Für die Stadt Ludwigslust lautet die Leitweg-ID: 13076090-K000-52.
Es besteht die Möglichkeit, rechnungsbegründende Anlagen mit der elektronischen Rechnung zu versenden. Beachten Sie dabei bitte, dass eine Größenbeschränkung von 200 MB für das Gesamtdokument (inklusive Rechnung) besteht. Wird die entsprechende Rechnung nochmals als Anlage beigefügt, handelt es sich um eine Kopie, welche verpflichtend als solche zu kennzeichnen ist.
Folgende Formate sind für rechnungsbegründende Anlagen zulässig:
PDF-Dokumente
Bilder (PNG,JPG)
Textdateien (CSV)
Eine separate Übermittlung von Anlagen an die Stadt Ludwigslust ist nicht möglich.
Weiterführende Informationen und Links:
Gesetzliche Grundlage: https://www.landesrecht-mv.de/bsmv/document/jlr-ERechVMVrahmen
Die Bundesdruckerei GmbH stellt einen Leitfaden für Rechnungssendende unter folgendem Link zur Verfügung: https://bdr-businessportal.de/edi/assets/en/LeitfadenRechnungssender.pdf
Weitere umfangreiche Informationen sind auf der Internetseite des Bundes sowie des Serviceportals der Landesregierung Mecklenburg-Vorpommern (MV-Serviceportal) nachzulesen:
https://www.mv-serviceportal.de/leistung/?leistungId=111276771
https://www.e-rechnung-bund.de/
Wir weisen an dieser Stelle darauf hin, dass für die Stadt Ludwigslust die Regelungen laut ERechVO M-V maßgebend sind. Unabhängig vom Auftragswert müssen Rechnungen an öffentliche Auftraggeber/innen in Mecklenburg-Vorpommern elektronisch übermittelt werden.